Voorwaarden declaratieverzoek

Heb je kosten gemaakt doordat je buiten je schuld niet (tijdig) gebruik hebt kunnen maken van je studentenreisproduct? Dan kun je een declaratieverzoek indienen.

Je declaratieverzoek moet ontvangen zijn binnen vier weken nadat je probleem is opgelost en je weer gebruik kon maken van je studentenreisproduct. Je kunt een declaratieverzoek indienen als je kosten hebt gemaakt, omdat je:

  • studentenreisproduct niet klaar stond binnen vijf werkdagen na ontvangst van je (volledig en juist ingevulde) koppelverzoek;
  • studentenreisproduct niet klaar stond op de ophaalautomaat toen je recht op het studentenreisproduct inging, mits het (volledig en juist ingevulde) koppelverzoek voor de betreffende persoonlijke OV-chipkaart minimaal vijf werkdagen hiervoor is ontvangen;
  • een wissel tussen een week- en een weekendabonnement hebt aangevraagd en het nieuwe abonnement niet binnen vijf werkdagen na goedkeuring van de aanvraag door DUO klaar stond op de ophaalautomaat;
  • persoonlijke OV-chipkaart zonder zichtbare schade defect is geraakt. Kosten kunnen worden gedeclareerd vanaf de dag dat de defecte kaart is ontvangen door de Klantenservice OV-chipkaart;
  • persoonlijke OV-chipkaart met zichtbare schade defect is geraakt en je de vervangende kaart niet binnen twee weken (nadat de defecte kaart is ontvangen door de Klantenservice OV-chipkaart) hebt ontvangen. Alleen de gemaakte kosten na de maximale leveringstermijn van twee weken kun je declareren;
  • persoonlijke OV-chipkaart verloren of gestolen is en je de vervangende kaart niet binnen twee weken (na ontvangst van je aanvraag voor een vervangende kaart) hebt ontvangen. Alleen de gemaakte kosten na de maximale leveringstermijn van twee weken kun je declareren.

Hoe dien ik een declaratieverzoek in?

Ga naar declaratieverzoek indienen en dien je declaratieverzoek in, dit kun je doen door in te loggen met je DigiD.

De behandeling van je declaratieverzoek neemt ongeveer zes weken in beslag na ontvangst. Daarna ontvang je bericht of je declaratieverzoek wel of niet (geheel) wordt toegekend. In geval van (gedeeltelijke) toekenning wordt het toegekende bedrag binnen drie weken nadat je de beslissing hebt ontvangen op de rekening gestort die je bij het invullen van je declaratieverzoek hebt opgegeven. Door in te loggen met je DigiD op de Mijn Omgeving kun je de status van je declaratieverzoek inzien.

Welke bewijsstukken worden geaccepteerd bij een declaratieverzoek?

Voor gemaakte reiskosten:

  • een kopie van de voor en achterkant van de vervoerbewijzen (bijvoorbeeld treinkaartjes)
  • een transactieoverzicht (bij reizen op saldo of met anonieme OV-chipkaart)
  • kopie van oplaadbonnen van een OV-chipkaart (ALLEEN in combinatie met een bankafschrift)

Let op: deze bewijsstukken zijn noodzakelijk, omdat de Klantenservice Studentenreisproduct.nl geen inzage in jouw reisgegevens heeft.

Voor het aantonen van ondernomen acties:

  • originele specificatie telefoonrekening (dit mag een print van een internetrekening zijn).

Voor boetes:

  • originele boete (geen verhogingen)

Voor overige ov-gerelateerde kosten:

  • originele bonnen met bedrag en omschrijving (dus geen pinbonnen)

Aan welke voorwaarden moet een declaratieverzoek voldoen?

  • Je hebt recht op het studentenreisproduct.
  • Alle gedeclareerde kosten zijn gemaakt ná de eerste melding aan de Klantenservice OV-chipkaart.
  • Je had GEEN geldig Tijdelijk studentenreisproduct op je OV-chipkaart staan in de periode waarover je kosten declareert.
  • Het declaratieverzoek is ingediend via www.studentenreisproduct.nl/declaratieverzoek.
  • De bewijsstukken zijn gespecificeerd naar de te declareren kostensoorten (bijv. reiskosten) en stuk voor stuk ingevoerd.
  • Een (gedeeltelijke) vergoeding wordt alleen toegekend als er een kopie van de originele bewijsstukken zijn aangeleverd.
  • Bij het invullen van het declaratieverzoek is (wanneer dit gevraagd wordt) een duidelijke en uitgebreide toelichting ingevuld.
  • Je declaratieverzoek is ontvangen binnen vier weken nadat je probleem is opgelost en je weer gebruik kon maken van je studentenreisproduct.

Welke kosten kunnen vergoed worden?

1. Reiskosten die gemaakt zijn in:

  • de vrijreizenperiode
  • de kortingperiode: alleen het bedrag dat normaal gesproken als korting geldt.
  • de zomerperiode (16 juli 04.00 uur tot 16 augustus 04.00 uur) met het weekabonnement: alleen het bedrag dat normaal gesproken als korting geldt.

2. Boetes:

  • Boetes kunnen alleen vergoed worden als er een duidelijke toelichting en een origineel bewijsstuk is verstrekt.
  • Alleen het originele bedrag van de boete kan worden vergoed; verhogingen (bij niet-tijdige betaling) worden niet vergoed.
  • Boetes worden niet vergoed als je hebt gereisd met OV-chipkaart zonder geldig studentenreisproduct of zonder ander geldig vervoerbewijs.

Welke kosten worden niet vergoed?

  • Niet ov-gerelateerde kosten, zoals collegegeld, brandstofkosten, etc.
  • Aanschafkosten OV-chipkaart.
  • Gemaakte kosten door problemen bij het aanvragen van een persoonlijke OV-chipkaart. Deze kun je wel indienen bij het bedrijf waar je de persoonlijke OV-chipkaart hebt besteld.
  • Onterecht gemaakte kosten door niet (tijdige) toekenning van het recht op het studentenreisproduct. Deze kun je wel indienen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
  • Onterecht gemaakte kosten voor een vervangende defecte kaart. Deze kun je wel indienen bij kaartproducent OV-chipkaart.nl.
  • Onterecht gemaakte kosten tijdens het gebruik van je persoonlijke OV-chipkaart met geldig studentenreisproduct bij een vervoerder/ov-bedrijf. Deze kun je wel indienen bij de vervoerder/het ov-bedrijf waarmee je hebt gereisd. Bijvoorbeeld als je met je persoonlijke OV-chipkaart met studentenreisproduct niet kon in- en/of uitchecken door een storing. Of als er sprake was van een onjuiste/onvolledige handeling bij één van de verkoop- of oplaadautomaten.

De Klantenservice Studentenreisproduct.nl beoordeelt je declaratieverzoek en let er daarbij onder meer op of aan alle voorwaarden is voldaan en of de ingediende kosten reëel zijn. Als je gedurende een maand of langer niet aantoonbaar actie hebt ondernomen om je probleem op te lossen, worden de in die periode gemaakte kosten niet vergoed. Als je het niet eens bent met de beoordeling van je declaratieverzoek, kun je een bezwaarschrift indienen. Dit heeft alleen zin als je meer informatie geeft dan je bij het declaratieverzoek hebt gedaan.

Hoe dien ik een bezwaarschrift in?

Log in op de Mijn Omgeving met je DigiD en kies voor de optie ‘declaraties inzien’. Vervolgens kom je terecht op een overzichtspagina met de door jouw ingediende declaraties. In de eerste kolom zie je jouw declaratie nummer, in de tweede kolom vind je de datum waarop jij jouw declaratie hebt ingediend, in de derde kolom zie je het bedrag staan wat jij declareert en in de laatste kolom zie je de status van je declaratieverzoek. Wanneer de status van je declaratieverzoek staat op afgehandeld komt daarnaast de optie ‘bezwaar indienen’ te staan. Wanneer je hier op klikt kun je een bezwaarschrift indienen.

De behandeling van je bezwaarschrift neemt ongeveer zes weken in beslag. Daarna ontvang je bericht of je bezwaarschrift wel of niet (geheel) wordt toegekend. In geval van (gedeeltelijke) toekenning wordt het toegekende bedrag binnen drie weken nadat je de beslissing ontvangen hebt op de rekening gestort die je bij het invullen van je declaratieverzoek hebt opgegeven. De voorwaarden waaraan een declaratieverzoek moet voldoen, gelden ook voor een bezwaarschrift. Je bezwaarschrift moet binnen zes weken na ontvangst van de beoordeling van je declaratieverzoek ingediend zijn.