Voorwaarden declaratieverzoek

Heb je kosten gemaakt doordat je buiten je schuld niet (tijdig) gebruik hebt kunnen maken van je studentenreisproduct? Dan kun je een declaratieverzoek indienen.

Je declaratieverzoek moet ontvangen zijn binnen vier weken nadat je probleem is opgelost en je weer gebruik kon maken van je studentenreisproduct. Je kunt een declaratieverzoek indienen als je kosten hebt gemaakt omdat:

  • Je studentenreisproduct niet klaar stond binnen vijf werkdagen na ontvangst van je (volledig en juist ingevulde) koppelverzoek studentenreisproduct;
  • Je studentenreisproduct niet klaar stond op de ophaalautomaten op het moment dat je recht op het studentenreisprodcut in ging, mits het juist en volledig ingevulde koppelverzoek studentenreisproduct voor de betreffende persoonlijke OV-chipkaart minimaal vijf werkdagen hiervoor is ontvangen;
  • Je een week/weekendwissel hebt aangevraagd en het nieuwe studentenreisproduct niet binnen vijf werkdagen na goedkeuring van de aanvraag door DUO klaar stond op de ophaalautomaten;
  • Je persoonlijke OV-chipkaart defect is geraakt, zonder zichtbare schade. Kosten kunnen worden gedeclareerd vanaf de dag dat de defecte kaart is ontvangen door de Klantenservice OV-chipkaart;
  • Je persoonlijke OV-chipkaart defect is geraakt, met zichtbare schade en je de vervangende kaart niet binnen twee weken (nadat de defecte kaart is ontvangen door de Klantenservice OV-chipkaart) hebt ontvangen. Alleen de gemaakte kosten na de maximale leveringstermijn van twee weken kunnen worden gedeclareerd;
  • Je persoonlijke OV-chipkaart verloren of gestolen is en je de vervangende kaart niet binnen twee weken (na ontvangst van je aanvraag voor een vervangende kaart) hebt ontvangen. Alleen de gemaakte kosten na de maximale leveringstermijn van twee weken kunnen worden gedeclareerd.

Hoe dien ik een declaratieverzoek in?

Ga naar declaratieverzoek indienen en vul je declaratieverzoek in. Stuur de originele bewijsstukken en een print van de overzichtspagina van je declaratieverzoek binnen twee weken naar: Klantenservice Studentenreisproduct.nl, o.v.v. declaratieverzoek, postbus 1728, 3800 BS Amersfoort.

De behandeling van je declaratieverzoek neemt ongeveer zes weken in beslag na ontvangst van de bewijsstukken met overzichtspagina. Daarna ontvang je bericht of je declaratieverzoek wel of niet (geheel) wordt toegekend. In geval van (gedeeltelijke) toekenning wordt het toegekende bedrag binnen drie weken nadat je de beslissing hebt ontvangen op de rekening gestort die je bij het invullen van je declaratieverzoek hebt opgegeven. Door in te loggen met je referentienummer en het wachtwoord dat je ontvangt als je een declaratieverzoek ingediend hebt, kun je de status van beoordeling van jouw verzoek volgen.

Welke bewijsstukken worden geaccepteerd bij mijn declaratieverzoek?

Voor gemaakte reiskosten:

  • Originele vervoerbewijzen: (bijvoorbeeld treinkaartjes);
  • Prints van een transactieoverzicht (bij reizen op saldo of anonieme OV-chipkaart);
  • Oplaadbonnen van een OV-chipkaart. Let op: ALLEEN in combinatie met een bankafschrift!

Let op:
Vergeet deze bewijsstukken niet mee te sturen: de afdeling Studentenreisproduct van de Klantenservice OV-chipkaart heeft namelijk geen inzage in jouw reisgegevens! Voor het aantonen van ondernomen acties: originele specificatie telefoonrekening (dit mag een print van een internetrekening zijn).
Voor boetes: originele boete (geen verhogingen) Overige OV-gerelateerde kosten: originele bonnen met bedrag en omschrijving (geen pinbonnen dus!)

Aan welke voorwaarden moet mijn declaratieverzoek voldoen?

  • Je hebt recht op het studentenreisproduct.
  • Alle gedeclareerde kosten zijn gemaakt ná de eerste melding aan de Klantenservice OV-chipkaart.
  • Je had GEEN geldig Tijdelijk studentenreisproduct op je OV-chipkaart staan in de periode waarover je kosten declareert.
  • Het declaratieverzoek is ingediend via declaratieverzoek indienen.
  • De overzichtspagina is voorzien van je burgerservicenummer (BSN) en handtekening.
  • De originele bewijsstukken zijn gespecificeerd naar de te declareren kostensoorten (bijv. reiskosten), stuk voor stuk ingevoerden voorzien van het referentienummer.
  • Alleen het bedrag waarvoor originele bewijsstukken zijn aangeleverd wordt uitbetaald.
  • Je hebt bij alle stappen waar dit gevraagd wordt, een duidelijke en uitgebreide toelichting ingevuld.
  • De originele bewijsstukken en een print van de overzichtspagina zijn door ons ontvangen binnen twee weken na het online invullen van je declaratieverzoek.
  • Je declaratieverzoek is ontvangen binnen vier weken nadat je probleem is opgelost en je weer gebruik kon maken van je studentenreisproduct.

Welke kosten kunnen mogelijk vergoed worden?

1. Reiskosten:

  • Reiskosten gemaakt in de vrij-reizen periode.
  • Reiskosten gemaakt in de kortingperiode: alleen het bedrag, dat normaal gesproken als korting geldt.
  • Reiskosten gemaakt in de zomerperiode (16 juli 2016 04.00 uur tot 16 augustus 2016 04.00 uur) met studentenreisproduct week: alleen het bedrag dat normaal gesproken als korting geldt.

2. Boetes:

  • Boetes kunnen alleen vergoed worden als er een duidelijke toelichting en een origineel bewijsstuk is verstrekt.
  • Alleen het originele bedrag van de boete kan worden vergoed: verhogingen (bij niet-tijdige betaling) worden niet vergoed.
  • Boetes worden niet vergoed als je reisde met OV-chipkaart zonder geldig studentenreisproduct of zonder ander geldig vervoerbewijs.

Welke kosten worden niet vergoed?

  • Niet OV-gerelateerde kosten, zoals collegegeld, brandstofkosten etc. worden niet vergoed.
  • Aanschafkosten OV-chipkaart.
  • Kosten die zijn gemaakt in verband met problemen bij het aanvragen van een persoonlijke OV-chipkaart kun je indienen bij het bedrijf waar je de persoonlijke OV-chipkaart hebt besteld.
  • Declaratieverzoeken i.v.m. onterecht gemaakte kosten door niet (tijdige) toekenning van het recht op het studentenreisproduct kun je indienen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
  • Een verzoek tot terugbetaling van onterecht betaalde kosten voor een vervangende defecte kaart kun je indienen bij kaartproducent Trans Link Systems.
  • Een verzoek voor een vergoeding als je financieel benadeeld bent tijdens het gebruik van je persoonlijke OV-chipkaart met geldig studentenreisproduct bij een ov-bedrijf, kun je indienen bij het ov-bedrijf waarmee je reisde. Bijvoorbeeld als je met je persoonlijke OV-chipkaart met studentenreisproduct niet kon in- en/of uitchecken door een storing. Of als er sprake is van een onjuiste/onvolledige handeling bij één van de verkoop- of oplaadautomaten.

De Klantenservice OV-chipkaart beoordeelt je declaratieverzoek en let er daarbij onder meer op of aan alle voorwaarden is voldaan en of ingediende kosten reëel zijn. Als je gedurende een maand of langer niet aantoonbaar actie hebt ondernomen om je probleem op te lossen, worden de in die periode gemaakte kosten niet vergoed. Als je het niet eens bent met de beoordeling van je declaratieverzoek, kun je een bezwaarschrift indienen. Dit heeft alleen zin als je meer informatie geeft dan je bij het declaratieverzoek hebt gedaan.

Hoe dien ik een bezwaarschrift in?

Ga naar het declaratieformulier, kies voor ‘Ik heb al een declaratieverzoek ingediend’ en vul je bezwaarschrift in. Stuur een print van de overzichtspagina van je bezwaarschrift naar: Klantenservice Studentenreisproduct.nl, o.v.v. bezwaarschrift, postbus 1728, 3800 BS Amersfoort.
De behandeling van je bezwaarschrift neemt ongeveer zes weken in beslag na ontvangst van de overzichtspagina. Daarna ontvang je bericht of je bezwaarschrift wel of niet (geheel) wordt toegekend. In geval van (gedeeltelijke) toekenning wordt het toegekende bedrag binnen drie weken nadat je de beslissing ontvangen hebt op de rekening gestort die je bij het invullen van je declaratieverzoek hebt opgegeven.

Jouw bezwaarschrift moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
Voorwaarden 1 t/m 8 waaraan een declaratieverzoek moet voldoen, gelden ook voor een bezwaarschrift.
Je bezwaarschrift moet binnen zes weken na ontvangst van de beoordeling van je declaratieverzoek ingediend zijn.

Als je het niet eens bent met de beoordeling van je bezwaarschrift, kun je een beroep indienen. Dit heeft alleen zin als je meer informatie geeft dan je bij het bezwaarschrift hebt gedaan.

Hoe teken ik beroep aan?

Ga naar het declaratieformulier en kies voor ‘beroep aantekenen’. Stuur een print van de overzichtspagina van je beroep naar: Klantenservice Studentenreisproduct.nl, o.v.v. beroep, postbus 1728, 3800 BS Amersfoort.

De behandeling van je beroep neemt ongeveer zes weken in beslag na ontvangst van de bewijsstukken met overzicht. Daarna ontvang je bericht of je beroep wel of niet (geheel) wordt toegekend. In geval van (gedeeltelijke) toekenning wordt het toegekende bedrag binnen drie weken nadat je de beslissing ontvangen hebt op de rekening gestort die je bij het invullen van je declaratieverzoek hebt opgegeven.

Jouw beroep moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
Voorwaarden 1 t/m 8 waaraan een declaratieverzoek moet voldoen, gelden ook voor een beroep. Je beroep moet binnen zes weken na ontvangst van de beoordeling van je bezwaarschrift ingediend zijn.